Genaus das ist der Kern bei der Frage mit den palantíri. Sie ermöglichen keine flächendeckende Überwachung (wie z.B. ein magischer Alarm), sondern sie funktionieren eher wie ein Fernglas (sofern man die Kraft hat, ihren Blick zu lenken). Wenn man genau weiß wann und wo jemand ist, kann man diese Person in der Tat beobachten. Ist dies nicht bekannt, ist es die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Selbst mit einer Dauernutzung des Steines ist es sehr wahrscheinlich, dass man gerade an der falschen Stelle schaut. Also sind die Steine als Aufklärungsmittel dann gut, wenn man entweder weiß wann und wo jemand ist, oder man ein bestimmtes Gebiet (z.B. einen Engpaß) unter Dauerbeobachtung hält, um zu sehen, wer dort durchkommt.
Das ist in der Tat nicht wörtlich beschrieben. M. E. impliziert der Buchtext (v.a. die Anhänge) aber, dass sich Sauron bereits um D.Z. 1000 wieder physisch manifestierte, diese Form aber noch sehr schwach war und erst langsam Kraft sammeln musste, um halbwegs die alte Stärke (sowohl persönlich als auch als Herrscher) zu erreichen. Die Darstellung in den Filmen ist in dieser Hinsicht mMn leider nicht wirklich hilfreich. Allerdings kann ich es aus dramaturgischen und storytechnischen Gründen aufgrund der Limitationen eines Filmes nachvollziehen.
Sauron kann nicht "sterben" wie ein Mensch. Er gehört zu den Ainur, deren natürliche Existenz körperlos ist. Allerdings benötigen sie zwingend eine physische Form, um mit der stofflichen Welt zu interagieren - und wie Sauron (oder Morgoth) es versuchte - sie zu beherrschen. Die Annahme (und Ablage) einer stofflichen Hülle ist für Ainur grundsätzlich so, als wenn wir Kleidung an- oder ausziehen. Etwas, was problemlos möglich ist, ohne dass das eigene Wesen dadurch eingeschränkt wird. Die "bösen" Ainur agieren allerdings ausserhalb von Erus Vorlage und müssen für all ihre Pläne von Herrschaft, ein Stückchen ihrer eigenen Essenz/Kraft nutzen. Je länger sie dann in einer solchen Form stofflichen Dingen nachgehen (gerade diejenigen ausserhalb Erus Plan), fällt es ihnen immer schwerer die Hülle nach Belieben zu wechseln. Und jede gewaltsame "Entkörperlichung" lässt einen Teil dieser Essenz unwiederbringlich diffundieren - außerhalb der Kontrolle der Person (also z.B. Saurons). Ein Ausdruck dieses schleichenden Verlustes ist z.B. dass Sauron anfangs noch eine schön und edle anzusehende Gestalt annehmen konnte (gegenüber Eonwe und später bei den Elbenschmieden). Mit der Zerstörung seines Körpers beim Untergang Númenors verlor er diese Fähigkeit der "Maskierung" und die äußere Form spiegelte jetzt auch offensichtlich seinen Charkater wider - den des Schreckensherrschers.
Solange der Ring existierte, konnte Sauron - ähnlich wie Voldemort bei einem Horkrux in HP - auf einen gesicherten, stofflich gebundenen Teil seiner Essenz zurückgreifen. Die räumliche Trennung vom Ring im DZ war wahrscheinlich der Grund, dass die Rückerlangung seiner Kraft so quälend langsam war, während er im ZZ nach Númenors Zerstörung innerhalb weniger Jahre nicht nur seine volle Gestalt rekonstruieren konnte, sondern auch sein Reich schnell wieder aufbaute - denn da hatte er den Ring bei sich und "regenerierte" sich in viel schnellerem Tempo. Der Zugriff (oder eben Trennung) von diesem Gegenstand spielte m.E. eine entscheidende Rolle dabei, in welchem Umfang Sauron auf die dort "gespeicherte" Essenz zugreifen und sie nutzen konnte. Die räumliche Entfernung spielt bei der Nutzung der Macht dieses magischen Gegenstandes tatsächlich also eine wichtige Rolle.
Nach der Zerstörung des Ringes wurde dieser Teil von Saurons Wesen in Arda freigesetzt und war für ihn nicht mehr nutzbar. Als sein Körper zerstört wurde (entweder als "Schock" aufgrund der Zerstörung des Ringes oder beim Einsturz des Dunklen Turmes), besass Sauron nicht mehr genügend inhärente Macht/Kraft, um sich wiederum eine neue Gestalt geben zu können. Er war damit also nicht tot, aber dauerhaft unfähig auf die körperliche Welt Einfluss zu nehmen. Im Endeffekt läuft es auf desselbe hinaus (Sauron ist besiegt), aber aufgrund seines anderen Wesens ist er nicht wie ein Elb oder Mensch "tot" - dies unterscheidet ihn in der Tat von Voldemort, der trotz aller Macht "nur" ein Mensch war.